Tak Perlu Dengarkan Rakaman Berjam-jam: Cara Hasilkan Minit Mesyuarat dengan Google NotebookLM

Pernah tak kena siapkan beberapa minit mesyuarat dalam satu hari, tetapi setiap meeting ada rakaman yang panjang, slides, discussion dan macam-macam keputusan? Kalau nak dengar semula rakaman satu per satu memang boleh makan masa yang lama.

Lebih-lebih lagi kalau dalam meeting ada banyak perbincangan, argument, nama orang, tarikh, jumlah wang dan keputusan penting yang perlu dicatat dengan tepat. Silap sedikit pun boleh menyebabkan isi minit mesyuarat jadi tak lengkap atau tersalah maklumat.

Sebenarnya, proses ini boleh dipermudahkan dengan bantuan AI. Salah satu tool yang boleh digunakan ialah Google NotebookLM, yang membolehkan kita memasukkan recording dan dokumen berkaitan untuk dianalisis dalam satu tempat.

Apa Itu Google NotebookLM?

Google NotebookLM ialah AI yang direka untuk membantu pengguna memahami dan bekerja dengan bahan rujukan yang diberikan. Berbanding hanya memberikan soalan kepada AI secara umum, pengguna boleh memasukkan sumber seperti dokumen, PDF, slides dan rakaman untuk dijadikan bahan rujukan.

Untuk kerja menyediakan minit mesyuarat, fungsi ini sangat berguna kerana semua maklumat berkaitan meeting boleh dikumpulkan dalam satu notebook.

Contohnya, kita boleh masukkan:

• Rakaman audio atau video meeting
• Slide presentation
• Agenda mesyuarat
• Dokumen berkaitan
• Minit mesyuarat terdahulu

Dengan semua bahan ini berada dalam satu tempat, AI boleh membantu kita memahami isi perbincangan sebelum menghasilkan draft minit mesyuarat.

1. Kumpulkan Semua Bahan Mesyuarat

Sebelum mula menggunakan NotebookLM, kumpulkan dahulu semua bahan yang berkaitan dengan meeting tersebut.

Pastikan rakaman, slides dan dokumen mempunyai nama fail yang jelas. Contohnya, gunakan nama seperti Meeting_Management_10September2026.mp4 berbanding nama fail seperti recording123.mp4.

Langkah ini nampak mudah, tetapi ia boleh membantu kita mengenal pasti bahan dengan lebih cepat apabila terdapat banyak meeting yang perlu disiapkan.

2. Buat Satu Notebook untuk Setiap Meeting

Seterusnya, buat satu notebook khas untuk setiap mesyuarat.

Contohnya, nama notebook boleh dibuat berdasarkan tajuk dan tarikh meeting seperti Management Meeting 10 September 2026.

Cara ini lebih teratur kerana semua recording, slides dan dokumen untuk meeting tersebut berada dalam satu tempat dan tidak bercampur dengan meeting lain.

3. Masukkan Rakaman Meeting ke NotebookLM

Ini merupakan antara bahagian paling berguna dalam workflow ini.

Masukkan recording meeting ke dalam NotebookLM. Bergantung kepada format yang digunakan, rakaman seperti MP3, M4A, MP4 dan WAV boleh digunakan sebagai sumber.

NotebookLM kemudiannya boleh membantu menghasilkan transcript daripada rakaman tersebut.

Jadi, kita tidak perlu mendengar keseluruhan rakaman berulang kali hanya untuk mencari satu nama, tarikh atau keputusan tertentu.

4. Masukkan Slides dan Dokumen Berkaitan

Jangan masukkan recording sahaja.

Kalau meeting mempunyai presentation slides, agenda, proposal atau dokumen lain, masukkan juga bahan tersebut ke dalam notebook yang sama.

Contohnya, recording mungkin menerangkan perbincangan tentang sesuatu project, manakala slides pula mengandungi angka, timeline dan maklumat project tersebut.

Apabila kedua-dua sumber dimasukkan, kita boleh mendapatkan konteks yang lebih lengkap tentang apa yang dibincangkan dalam meeting.

5.Semak Transcript Dalam NotebookLM Sebelum Buat Minit

Walaupun AI boleh membantu menghasilkan transcript, jangan terus copy dan jadikan ia sebagai minit mesyuarat.

Semak dahulu bahagian penting seperti:

• Nama peserta
• Tarikh dan masa
• Jumlah atau angka
• Nama project
• Keputusan meeting
• Tindakan yang perlu dibuat
• Perkara yang masih belum diputuskan

Kalau terdapat maklumat yang kurang jelas, tandakan untuk semakan lanjut. Ini penting kerana minit mesyuarat merupakan dokumen rasmi dan tidak sepatutnya bergantung sepenuhnya kepada output AI tanpa verification.

6. Minta NotebookLM Ekstrak Fakta Penting

Sebelum meminta AI menghasilkan minit mesyuarat penuh, lebih baik minta ia mengeluarkan fakta penting terlebih dahulu.

Contohnya, kita boleh meminta AI menyenaraikan:

Meeting date, attendees, agenda, discussion points, decisions, action items, owner dan deadline.

Cara ini memudahkan kita melihat gambaran keseluruhan meeting terlebih dahulu.

antara prompt yang boleh digunakan ialah :

Based strictly on the uploaded meeting recording, slides and documents, extract the following information:

1. Meeting date, time and venue
2. Attendees
3. Main agenda items
4. Discussion points for each agenda
5. Decisions made
6. Action items
7. Person responsible for each action
8. Deadline for each action
9. Unresolved issues

Do not add or invent information that is not supported by the sources. If any information is unclear, mark it as [VERIFY].

Ia juga membantu mengelakkan situasi di mana AI menghasilkan minit yang nampak lengkap tetapi sebenarnya tertinggal keputusan atau action item yang penting.

7. Gunakan Prompt untuk Hasilkan Minit Mesyuarat

Selepas fakta penting dikenal pasti, barulah gunakan prompt untuk menghasilkan draft minit mesyuarat.

Contoh prompt:

“Based strictly on the selected sources, prepare formal meeting minutes. Include the meeting title, date, time, venue, attendees, agenda, discussion summary, decisions, action items with owners and deadlines, unresolved matters and next meeting details. Do not invent information. If any information is unclear or unsupported, mark it as [VERIFY].”

Prompt seperti ini membantu AI menghasilkan output yang lebih tersusun.

Paling penting, letakkan arahan supaya AI tidak mencipta maklumat yang tiada dalam sumber. Jika terdapat maklumat yang tidak jelas, lebih baik ia ditandakan sebagai [VERIFY] untuk disemak secara manual.

8. Buat Verification Dalam NotebookLM Sebelum Finalkan

Ini merupakan langkah yang jangan skip.

Selepas draft minit siap, bandingkan semula dengan transcript dan dokumen asal.

Periksa perkara seperti:

Nama: Adakah nama peserta betul?

Tarikh: Adakah tarikh dan deadline tepat?

Keputusan: Adakah keputusan tersebut memang dipersetujui dalam meeting?

Action Item: Siapa yang bertanggungjawab melakukan sesuatu tindakan?

Angka: Adakah jumlah atau figure yang digunakan betul?

Antara prompt yang boleh digunakan ialah :

Review the generated meeting minutes against the uploaded sources.

Create a verification checklist covering:

1. Incorrect or unclear names
2. Incorrect dates or deadlines
3. Missing decisions
4. Missing action items
5. Incorrect responsibilities
6. Incorrect numbers or project progress
7. Statements that are not supported by the sources
8. Information that needs [VERIFY]

For each issue, explain what should be checked against the original source.

If everything is supported by the sources, state “No major verification issues found.”

Walaupun AI banyak membantu mempercepatkan kerja, manusia masih perlu membuat final verification.

9. Edit dan Susun dalam Google Docs

Selepas semua maklumat disahkan, pindahkan draft tersebut ke Google Docs untuk proses editing terakhir.

Di sini, kita boleh masukkan format rasmi organisasi seperti logo, heading, nombor agenda, jadual action items dan ruang untuk approval.

Kalau company mempunyai template minit mesyuarat sendiri, gunakan template tersebut supaya dokumen akhir nampak lebih konsisten dan profesional.

10. Export Minit Mesyuarat sebagai PDF

Akhir sekali, selepas semua maklumat telah diperiksa dan diluluskan, dokumen boleh dieksport sebagai PDF.

Dengan workflow ini, proses yang asalnya memerlukan banyak masa untuk mendengar recording, mengambil nota dan menyusun minit boleh menjadi lebih cepat.

Namun begitu, AI sepatutnya digunakan sebagai assistant, bukan sebagai pengganti kepada proses verification manusia.

Kenapa Workflow Ini Berguna?

Kelebihan paling besar ialah menjimatkan masa.

Bayangkan perlu menyiapkan tiga minit mesyuarat dalam satu hari dan setiap meeting mempunyai recording yang panjang. Daripada mendengar semuanya dari awal hingga akhir, kita boleh menggunakan NotebookLM untuk membantu mendapatkan transcript dan mencari maklumat yang diperlukan.

Selain itu, semua bahan meeting boleh disusun dalam satu notebook. Ini menjadikan proses mencari maklumat, menyemak discussion dan menyediakan draft lebih teratur.

AI juga boleh membantu menukar perbincangan yang panjang kepada struktur yang lebih mudah difahami seperti discussion points, decisions dan action items.

Jangan Terus Percaya Output AI

Walaupun penggunaan AI boleh menjimatkan banyak masa, jangan anggap semua output yang dihasilkan sudah 100% tepat.

Meeting yang mempunyai suara kurang jelas, ramai speaker bercakap serentak, istilah teknikal atau nama yang susah disebut mungkin menghasilkan transcript yang kurang tepat.

Sebab itu, workflow terbaik bukanlah:

Recording → AI → terus hantar

Sebaliknya:

Recording + Documents → NotebookLM → Transcript → Extract Facts → Draft Minutes → Verify → Edit → PDF

Dengan cara ini, AI digunakan untuk mempercepatkan kerja yang mengambil masa, manakala manusia masih bertanggungjawab memastikan maklumat akhir adalah tepat.

Kesimpulan

Menyediakan minit mesyuarat tidak semestinya memerlukan kita duduk berjam-jam mendengar semula recording. Dengan bantuan Google NotebookLM, recording, slides dan dokumen meeting boleh dikumpulkan dalam satu tempat untuk membantu menghasilkan transcript dan draft minit dengan lebih cepat.

Workflow ini sangat sesuai untuk secretary, admin, HR team, project team, trainer, lecturer dan sesiapa sahaja yang selalu perlu menyediakan meeting minutes.

Yang paling penting, jangan terus bergantung kepada output AI. Gunakan AI untuk kurangkan kerja manual, kemudian buat semakan manusia sebelum dokumen tersebut dianggap sebagai versi final.

Dengan workflow yang betul, tiga minit mesyuarat yang perlu disiapkan dalam sehari pun boleh menjadi jauh lebih manageable.